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大连锟程关于档案信息管理系统

一、大连锟程科技有限公司RFID档案管理体现在以下几个方面:

      ⑴、实体档案的管理:通过在档案库房门口安装智能安全检测门的形式,实时收集标签内信息。如果实体档案未经过授权出库,后台系统则会马上与安保系统连动进行报警,保证档案的保管安全。如果是经过授权的档案出库,那么后台软件就会自动记录出库信息,并进行统计,安全性高

      ⑵、实体档案的统计:RFID读写设备在标签中录入案卷所属的全宗号、目录号、案卷题名、该案卷中文件份数及存放地等信息。在案卷中安装已经含有诸多信息的标签,同时,通过网络把标签内这些信息传送到服务器上,由专门的卷宗管理软件进行处理后形成数据库。这项工作完成后,工作人员即可在统计档案收录入库时使用智能档案架自动盘点系统,不需要核对每一个案卷,解放劳动力;

      ⑶、与数字档案馆项目的对应:一方面,可以在标签中写入档案的数字化信息,这样在档案数字化过程中进行的调卷和还卷过程,只需要扫描标签就可以做到不错扫、漏扫。另一方面,标签信息可以和档案后台管理软件通过接口程序连接,在需要调用档案时,先通过档案管理软件检索到需要调卷的档案,系统会直接把这些档案的信息发送到终端上,库管人员通过终端可以直接找到档案库房中的档案,实现快捷,准确的调档。如果配合智能档案架,则该系统可以实现自动打开档案所在架,调档人员根据智能档案架指示灯指示打开架内找到需要档案,整个过程10秒钟即可完成。而且,档案在借阅过程中可以通过读取标签信息的门禁系统保证档案不会被带出档案借阅室,保证档案利用安全。

二、大连锟程科技有限公司RFID档案管理系统特点

      ⑴、档案盒、档案袋均可管理

      档案盒、档案袋两种管理模式,确计算每盒(袋)中的档案数量,任何一份缺失均会在系统中显示。

      ⑵、档案柜授权开柜

      智能档案柜带门禁控制器,可脱机判断或是联机判断权限,支持开门超时报警,异常开门报警,支持档案柜开门视频联动。

      ⑶、档案实时在架定位监控

      实现档案盒级定位监控,精确对于每个档案盒都有固定的层级及位置,任何一个档案盒摆放错误均会进行提示。

      ⑷、档案防盗

      档案袋的唯一身份标识,档案管理各环节数据采集的载体,可以存储档案的基本信息和领用归还状态等,用于对档案进出进行安全控制,达到防盗和监控的目的。

      ⑸、档案快速上架整理,快速查找

      系统提供丰富的上架、盘点及查找功能,进一步节省整理档案的时间和人力。

      ⑹、具有馆员工作站,可实现自助借还

      结合读者和管理人员的借阅卡和工作卡,还可以实现档案管理的各种操作,包括:信息录入、批量借阅和归还等。

      ⑺、智能实时盘库档案管理
 三、系统结构

3.1 RFID数据管理系统

      锟程科技RFID数据管理系统由中心数据库和终端管理器组成,是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括集成RFID读写设备的管理人员工作站、智能档案架、发卡器等设备,是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。管理人员工作站的作用是负责将数据库中的信息和标签内的信息互导,实现数据共享互通;智能档案架是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件,管理员将采集到的数据导入至中心数据库,进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。发卡器作用是完成发放设置馆员权限卡功能。

3.2档案管理信息系统

      (1)储位管理子系统:该子系统硬件主要由智能档案密集架实现,该子系统能够实现档案自动识别模块所储存的档案袋编号和储位自动识别模块所储存的储位编号自动匹配,从而在进行档案的出入库时较好地实现档案储位的定位。此外,储位自动识别模块还具有储位分配、储位信息管理的功能,可实现档案馆储位的可视化、动态化管理。

      (2)查询管理子系统:在档案需要被查阅时,由该子系统提供档案编目查询、密级查询等,并发出出库指令,指令通过计算机总线将查询信号传输至档案架,使得档案架上的指示灯亮起,管理人员按指示灯指示做出库作业。

      (3)销毁管理子系统:档案入库前,在销毁管理子系统中设定每份档案的保管期限,当到达保管期限时,销毁管理子系统自动提醒管理人员失效档案的相关信息,由管理人员作进一步处理。管理人员也可由该子系统查看将要到期或是已到期销毁的档案信息。

      (4)安全管理子系统:该子系统负责档案防盗和现场监管,实施档案管理的安全机制。当档案袋在非正常情况下离开储位,安装于档案密集架上的读写器器将捕捉到这一信息,将档案信息无线传回管理系统,监控模块将会把这一异常信息立即发送给警报模块,警报模块接受到信息后向计算机控制中心发出警报。另外,当存在非法带离档案室的档案也可通过智能安全检测门提示报警信息。

      (5)库房温湿度管理系统:库房温湿度管理系统也是由温湿度传感器控制的,当库房温度和湿度临近设定的温湿度时,系统会自动报警提醒管理人员需要进行除湿、除潮、降温工作。

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